Aktualizacja 14 marca 2026

Decyzja o przejściu z prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów (KPiR) na pełną księgowość, zwaną również rachunkowością, jest ważnym krokiem w rozwoju firmy. Zazwyczaj jest to sygnał znaczącego wzrostu obrotów, złożoności operacji gospodarczych lub wymogów prawnych, które nakładają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości na określone podmioty. Ten artykuł ma na celu przedstawienie kompleksowego przewodnika, który pomoże zrozumieć cały proces, od momentu podjęcia decyzji po faktyczne wdrożenie nowych zasad rachunkowości.

Zmiana formy ewidencji księgowej wiąże się z szeregiem istotnych zmian w organizacji pracy, narzędziach oraz wiedzy wymaganej od osób odpowiedzialnych za finanse firmy. Pełna księgowość oferuje znacznie szerszy obraz kondycji finansowej przedsiębiorstwa, pozwala na bardziej szczegółową analizę, ale jednocześnie wymaga większej precyzji, systematyczności i znajomości przepisów prawa bilansowego oraz podatkowego. Jest to inwestycja w lepsze zarządzanie, która jednak musi być poprzedzona dokładnym przygotowaniem i zrozumieniem wszystkich konsekwencji.

Przejście na pełną księgowość nie jest jedynie techniczną zmianą sposobu zapisywania transakcji. To fundamentalna transformacja sposobu raportowania i analizy finansowej. Wymaga to nie tylko zmiany oprogramowania księgowego, ale także często przeszkolenia personelu lub zatrudnienia nowych specjalistów. Kluczowe jest również odpowiednie zaplanowanie momentu rozpoczęcia prowadzenia pełnej księgowości, aby zminimalizować ryzyko błędów i zapewnić płynność procesów.

W dalszej części artykułu szczegółowo omówimy wszystkie etapy tego procesu, począwszy od analizy przesłanek, przez formalne aspekty prawne, aż po praktyczne wdrożenie nowych procedur. Skupimy się na tym, jakie konkretne działania należy podjąć, aby przejście było jak najmniej obciążające dla firmy i przyniosło oczekiwane korzyści.

Kiedy należy rozważyć przejście z KPiR na pełną księgowość w firmie

Decyzja o przejściu z podatkowej książki przychodów i rozchodów na pełną księgowość jest często podyktowana przekroczeniem określonych progów finansowych, które narzucają taki obowiązek prawny. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, pełną księgowość są zobowiązane prowadzić między innymi spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, spółki komandytowo-akcyjne, a także inne jednostki, które osiągnęły przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych przekraczające w poprzednim roku obrotowym równowartość 2 000 000 euro. Przeliczenie tej kwoty na złote odbywa się po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku obrotowego.

Jednakże, nawet jeśli próg ten nie został jeszcze osiągnięty, wiele firm decyduje się na wcześniejsze przejście na pełną księgowość dobrowolnie. Motywacją może być chęć uzyskania pełniejszego obrazu sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, co ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji zarządczych. Pełna księgowość umożliwia sporządzanie bilansu, rachunku zysków i strat oraz rachunku przepływów pieniężnych, które dostarczają szczegółowych informacji o aktywach, pasywach, dochodach, kosztach i płynności firmy. Te dane są nieocenione dla inwestorów, kredytodawców oraz dla wewnętrznej analizy efektywności działalności.

Złożoność operacji gospodarczych jest kolejnym istotnym czynnikiem. Firmy prowadzące skomplikowane operacje, posiadające wiele oddziałów, inwestujące w zagraniczne rynki lub posiadające rozbudowane struktury kapitałowe, często stwierdzają, że KPiR staje się niewystarczająca do prawidłowego odzwierciedlenia ich działalności. Pełna księgowość pozwala na bardziej precyzyjne rozliczanie kosztów, amortyzacji, zapasów, a także na prowadzenie ewidencji środków trwałych według bardziej zaawansowanych metod. To z kolei przekłada się na dokładniejsze ustalenie wyniku finansowego i efektywniejsze zarządzanie podatkami.

Wreszcie, przejście na pełną księgowość może być strategiczną decyzją związaną z planowanym pozyskaniem finansowania zewnętrznego lub przyszłą sprzedażą firmy. Inwestorzy i banki znacznie chętniej analizują firmy prowadzące pełną księgowość, ponieważ daje ona bardziej transparentny i wiarygodny obraz finansów. Dzięki temu, proces negocjacji warunków finansowania lub wyceny firmy staje się prostszy i bardziej efektywny. Należy również pamiętać o możliwościach, jakie daje pełna księgowość w kontekście planowania podatkowego i optymalizacji obciążeń fiskalnych w dłuższej perspektywie.

Formalności prawne związane z przejściem z książki przychodów i rozchodów na pełną księgowość

Rozpoczęcie prowadzenia pełnej księgowości wiąże się z szeregiem formalnych kroków prawnych, które muszą zostać podjęte, aby proces był zgodny z obowiązującymi przepisami. Przede wszystkim, jeśli obowiązek prowadzenia pełnej księgowości wynika z przekroczenia progów przychodowych lub zmiany formy prawnej firmy, należy to zgłosić we właściwym urzędzie skarbowym i w Krajowym Rejestrze Sądowym (jeśli dotyczy). Zmiana sposobu prowadzenia ewidencji księgowej zazwyczaj nie wymaga odrębnego zgłoszenia do urzędu skarbowego, jeśli jest to decyzja dobrowolna, jednak warto upewnić się co do lokalnych wymogów.

Kluczowym dokumentem, który powstaje w momencie przejścia na pełną księgowość, jest sporządzenie otwarcia bilansu. Otwarcie bilansu stanowi punkt wyjścia do prowadzenia ksiąg rachunkowych i musi odzwierciedlać stan aktywów i pasywów na pierwszy dzień okresu, od którego zaczynamy stosować pełną księgowość. W praktyce oznacza to konieczność dokładnego zinwentaryzowania wszystkich składników majątku (np. środków trwałych, zapasów, należności) oraz zobowiązań firmy na dzień poprzedzający rozpoczęcie prowadzenia pełnej księgowości. Proces ten wymaga dużej precyzji i często współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym.

Kolejnym ważnym aspektem jest wybór i wdrożenie odpowiedniego oprogramowania księgowego. Program do pełnej księgowości musi być zgodny z ustawą o rachunkowości i umożliwiać prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób chronologiczny, syntetyczny i analityczny. Oprogramowanie to powinno także pozwalać na generowanie wymaganych sprawozdań finansowych, takich jak bilans, rachunek zysków i strat oraz inne. Wybór odpowiedniego narzędzia powinien być uzależniony od wielkości firmy, jej specyfiki oraz budżetu.

Należy również pamiętać o konieczności sporządzenia polityki rachunkowości. Polityka rachunkowości to zbiór zasad i procedur, które regulują sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w danej firmie. Powinna ona zawierać informacje dotyczące m.in. stosowanych metod wyceny aktywów i pasywów, zasad amortyzacji, sposobu ustalania wyniku finansowego, a także procedur inwentaryzacji. Polityka rachunkowości jest dokumentem wewnętrznym, ale jej prawidłowe opracowanie jest kluczowe dla zapewnienia spójności i rzetelności danych księgowych.

Warto również zaznaczyć, że w przypadku spółek handlowych, zmiana sposobu prowadzenia księgowości może wymagać podjęcia odpowiednich uchwał wspólników lub zarządu, w zależności od struktury organizacyjnej firmy. Dokumentacja ta powinna być przechowywana zgodnie z przepisami prawa.

Praktyczne przygotowanie firmy do przejścia na pełną księgowość

Przejście na pełną księgowość wymaga starannego przygotowania praktycznego, które wykracza poza samą znajomość przepisów prawa. Kluczowe jest zadbanie o odpowiednie zasoby ludzkie i technologiczne. Jeśli dotychczas księgowość była prowadzona wewnętrznie, należy ocenić, czy posiadane kompetencje są wystarczające do prowadzenia pełnej księgowości. W wielu przypadkach konieczne może być przeszkolenie dotychczasowego pracownika lub zatrudnienie nowego specjalisty z odpowiednim doświadczeniem w zakresie rachunkowości.

Alternatywnym rozwiązaniem, często wybieranym przez firmy, jest powierzenie prowadzenia pełnej księgowości zewnętrznemu biuru rachunkowemu. Taka współpraca zapewnia dostęp do wiedzy i doświadczenia ekspertów, a także odciąża firmę od konieczności samodzielnego zarządzania procesem księgowym. Przy wyborze biura rachunkowego kluczowe jest sprawdzenie jego reputacji, doświadczenia w obsłudze firm o podobnej specyfice oraz posiadania odpowiednich ubezpieczeń od odpowiedzialności cywilnej (OCP przewoźnika w przypadku firm transportowych, a ogólnie ubezpieczenia OC z tytułu prowadzonej działalności).

Wdrożenie nowego oprogramowania księgowego to kolejny istotny krok. Poza wyborem odpowiedniego narzędzia, należy zadbać o jego konfigurację i integrację z innymi systemami używanymi w firmie, takimi jak systemy sprzedażowe, magazynowe czy kadrowo-płacowe. Proces migracji danych z dotychczasowego systemu (np. arkuszy kalkulacyjnych lub prostszego programu) do nowego systemu księgowego powinien być przeprowadzony z najwyższą starannością, aby uniknąć utraty informacji i błędów w danych.

Niezbędne jest również uporządkowanie dokumentacji księgowej i organizacja archiwum. Pełna księgowość wymaga przechowywania znacznie większej liczby dokumentów niż KPiR, w tym faktur kosztowych, wyciągów bankowych, umów, polis ubezpieczeniowych, aktów notarialnych, a także dokumentów związanych z pracownikami. Ustanowienie logicznego systemu archiwizacji, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania działu księgowości i ułatwia ewentualne kontrole.

Warto również przemyśleć kwestię kontroli wewnętrznej. Wprowadzenie procedur kontrolnych, które zapewnią prawidłowość i rzetelność zapisów księgowych, jest bardzo ważne. Może to obejmować podział obowiązków w dziale księgowości, cykliczne uzgodnienia sald, kontrolę zgodności dokumentów z zapisami księgowymi i inne mechanizmy zapobiegające błędom i nadużyciom.

Kluczowe różnice między książką przychodów i rozchodów a pełną księgowością

Podstawowa i najbardziej fundamentalna różnica między podatkową książką przychodów i rozchodów (KPiR) a pełną księgowością leży w sposobie ewidencjonowania i prezentowania danych finansowych. KPiR jest uproszczoną formą ewidencji, która skupia się głównie na przychodach i kosztach uzyskania przychodów, służąc przede wszystkim do obliczania podatku dochodowego. Zapisy w KPiR są zazwyczaj dokonywane na podstawie wystawionych lub otrzymanych faktur, rachunków oraz innych dokumentów źródłowych, odzwierciedlając przepływy pieniężne lub powstanie obowiązku podatkowego.

Pełna księgowość natomiast, zgodnie z ustawą o rachunkowości, jest systemem kompleksowym, który obejmuje ewidencję wszystkich zdarzeń gospodarczych, wpływajacych na majątek, kapitał i wynik finansowy jednostki. W pełnej księgowości stosuje się zasadę podwójnego zapisu, co oznacza, że każde zdarzenie gospodarcze jest rejestrowane na dwóch kontach księgowych – po stronie debetowej i kredytowej. Pozwala to na stworzenie pełnego obrazu sytuacji finansowej firmy w postaci bilansu, który prezentuje stan aktywów, pasywów i kapitału własnego na określony dzień.

Kolejną istotną różnicą jest zakres informacji. KPiR koncentruje się na aspekcie podatkowym, nie zawsze odzwierciedlając pełny obraz ekonomiczny firmy. Na przykład, w KPiR nie ma obowiązku ewidencjonowania wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych w sposób zorganizowany według ich wartości bilansowej, czy też szczegółowego rozliczania zapasów metodami cen jednostkowych. Pełna księgowość wymaga takiego szczegółowego podejścia.

Stosowanie różnych metod wyceny i klasyfikacji jest również znaczącą różnicą. W KPiR często stosuje się uproszczone metody, które są wystarczające dla celów podatkowych. Pełna księgowość nakłada obowiązek stosowania określonych metod wyceny aktywów i pasywów, uwzględniając ich rzeczywistą wartość, zasady współmierności przychodów i kosztów, a także zasady ostrożności. Obejmuje to m.in. szczegółową amortyzację środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, wycenę zapasów według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, a także tworzenie rezerw na potencjalne zobowiązania.

Ostatecznie, głównym celem KPiR jest określenie podstawy opodatkowania, podczas gdy celem pełnej księgowości jest nie tylko ustalenie wyniku finansowego do celów podatkowych, ale przede wszystkim zapewnienie rzetelnej i jasnej informacji o sytuacji majątkowej i finansowej jednostki dla wszystkich interesariuszy (zarządu, właścicieli, inwestorów, banków, kontrahentów). Wynik finansowy obliczony według zasad ustawy o rachunkowości może różnić się od wyniku podatkowego.

Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi i technologii w pełnej księgowości

Współczesne prowadzenie pełnej księgowości nie może obyć się bez wykorzystania nowoczesnych narzędzi i technologii. Oprogramowanie księgowe stało się nieodzownym elementem pracy każdego działu finansowego. Nowoczesne systemy oferują szeroki zakres funkcjonalności, od automatycznego księgowania faktur poprzez moduły do zarządzania środkami trwałymi, rozliczania delegacji, aż po generowanie sprawozdań finansowych zgodnych z obowiązującymi przepisami. Kluczowe jest wybór oprogramowania dopasowanego do specyfiki firmy, jej wielkości i branży.

Automatyzacja procesów jest jednym z największych atutów nowoczesnych technologii. Narzędzia takie jak systemy OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) potrafią wczytywać dane z faktur i innych dokumentów, znacząco skracając czas potrzebny na ich ręczne wprowadzanie. Integracja oprogramowania księgowego z systemami bankowymi umożliwia automatyczne pobieranie wyciągów bankowych i dopasowywanie ich do odpowiednich transakcji, co przyspiesza proces uzgadniania sald.

Chmura obliczeniowa (cloud computing) rewolucjonizuje sposób przechowywania i dostępu do danych księgowych. Rozwiązania chmurowe zapewniają bezpieczeństwo danych, dostępność z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu, a także ułatwiają współpracę między członkami zespołu oraz z zewnętrznymi partnerami, takimi jak biura rachunkowe. Zapewniają również automatyczne aktualizacje oprogramowania i zabezpieczenia przed utratą danych.

Analiza danych biznesowych (Business Intelligence – BI) to kolejny obszar, w którym nowoczesne technologie odgrywają kluczową rolę. Systemy BI pozwalają na wizualizację danych finansowych w postaci czytelnych wykresów i raportów, co ułatwia analizę trendów, identyfikację odchyleń i podejmowanie świadomych decyzji zarządczych. Możliwość tworzenia niestandardowych raportów pozwala na głębsze zrozumienie specyficznych aspektów działalności firmy.

Warto również wspomnieć o narzędziach do zarządzania dokumentami (Document Management Systems – DMS), które umożliwiają cyfrowe archiwizowanie wszystkich dokumentów księgowych, ich łatwe wyszukiwanie i udostępnianie. To nie tylko usprawnia pracę, ale także znacząco zmniejsza ryzyko utraty dokumentów i ułatwia przygotowanie się do kontroli.

Wdrożenie tych technologii wymaga odpowiedniego planowania i inwestycji, ale długoterminowe korzyści w postaci zwiększenia efektywności, redukcji błędów i poprawy jakości informacji finansowej są nieocenione. Dobrze zaprojektowany system księgowy, wsparty nowoczesnymi technologiami, staje się strategicznym narzędziem wspierającym rozwój firmy.

Wybór odpowiedniego momentu na przejście z KPiR na pełną księgowość

Moment, w którym firma decyduje się na przejście z prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów na pełną księgowość, ma kluczowe znaczenie dla płynności tego procesu i minimalizacji potencjalnych trudności. Najbardziej naturalnym i najczęściej wybieranym momentem jest początek nowego roku obrotowego. W Polsce rok obrotowy zazwyczaj zbiega się z rokiem kalendarzowym, co oznacza, że przejście na pełną księgowość najlepiej rozpocząć od 1 stycznia.

Rozpoczęcie od nowego roku kalendarzowego pozwala na uniknięcie problemów związanych z rozliczaniem okresów przejściowych. Otwarcie bilansu, które jest kluczowym elementem przejścia na pełną księgowość, jest tworzone na pierwszy dzień okresu sprawozdawczego. Jeśli firma zaczyna prowadzić pełną księgowość od 1 stycznia, oznacza to, że musi sporządzić inwentaryzację i bilans na dzień 31 grudnia poprzedniego roku, co jest standardową procedurą zakończenia roku obrotowego i rozpoczęcia nowego.

Decyzja o przejściu w trakcie roku obrotowego jest możliwa, ale wiąże się z większymi wyzwaniami. W takim przypadku konieczne jest sporządzenie bilansu otwarcia na pierwszy dzień miesiąca, od którego zaczyna obowiązywać pełna księgowość. Oznacza to przeprowadzenie inwentaryzacji i skompletowanie wszystkich danych dotyczących aktywów i pasywów na ten konkretny moment. Dodatkowo, konieczne jest prawidłowe rozliczenie podatkowe za okres prowadzenia KPiR oraz za okres, w którym już stosowana jest pełna księgowość, co może być skomplikowane i wymagać precyzji.

Ważnym czynnikiem decydującym o wyborze momentu jest również dostępność zasobów. Przejście na pełną księgowość wymaga zaangażowania czasu i uwagi zarówno ze strony personelu wewnętrznego, jak i ewentualnych zewnętrznych doradców. Rozpoczęcie procesu w okresie mniejszego natężenia pracy, na przykład po zakończeniu ważnych projektów lub w okresie sezonowego spadku obrotów, może ułatwić adaptację do nowych wymogów.

Należy również uwzględnić aspekty strategiczne. Jeśli firma planuje pozyskanie finansowania zewnętrznego lub sprzedaż udziałów w najbliższej przyszłości, warto rozważyć przejście na pełną księgowość z odpowiednim wyprzedzeniem, aby zapewnić dostępność wiarygodnych danych finansowych dla potencjalnych inwestorów lub kredytodawców. Długoterminowe planowanie i wybór optymalnego momentu są kluczowe dla sukcesu tej transformacji.

Koszty związane z przejściem na pełną księgowość i ich analiza

Zmiana sposobu prowadzenia ewidencji księgowej z KPiR na pełną księgowość wiąże się z szeregiem kosztów, które należy uwzględnić w budżecie firmy. Pierwszym i często największym wydatkiem jest koszt zakupu lub subskrypcji nowego oprogramowania księgowego. Nowoczesne systemy do prowadzenia pełnej księgowości są zazwyczaj bardziej zaawansowane i droższe niż prostsze narzędzia wykorzystywane do KPiR. Ceny mogą się wahać od kilkuset złotych za wersje podstawowe do kilku lub kilkunastu tysięcy złotych za kompleksowe rozwiązania dla dużych przedsiębiorstw, często w modelu subskrypcyjnym.

Kolejnym znaczącym kosztem jest potencjalne zatrudnienie lub przeszkolenie personelu. Jeśli firma zdecyduje się na prowadzenie księgowości wewnętrznie, może być konieczne zatrudnienie księgowego z doświadczeniem w pełnej księgowości lub opłacenie szkoleń dla obecnego pracownika. Koszty szkoleń mogą wynosić od kilkuset do kilku tysięcy złotych na osobę, w zależności od zakresu i intensywności kursu. Wynagrodzenie nowego pracownika to stały koszt operacyjny.

Jeśli firma zdecyduje się na współpracę z zewnętrznym biurem rachunkowym, miesięczne opłaty za obsługę pełnej księgowości będą wyższe niż w przypadku KPiR. Ceny te są ustalane indywidualnie i zależą od wielkości firmy, liczby transakcji, liczby pracowników i zakresu usług. Mogą one wynosić od kilkuset złotych miesięcznie dla małych firm do kilku lub kilkunastu tysięcy złotych dla dużych przedsiębiorstw. Warto również pamiętać o dodatkowych kosztach związanych z audytem, doradztwem podatkowym czy przygotowaniem sprawozdań finansowych.

Nie można również zapomnieć o kosztach związanych z wdrożeniem i migracją danych. Może to obejmować opłaty za konfigurację systemu, pomoc techniczną podczas migracji danych z poprzedniego systemu, a także potencjalne koszty związane z reorganizacją archiwum i procesów wewnętrznych. Wartość tych kosztów zależy od złożoności istniejącej infrastruktury IT.

Analiza tych kosztów powinna być przeprowadzona w kontekście długoterminowych korzyści. Pełna księgowość, mimo wyższych początkowych nakładów, może przynieść znaczące oszczędności dzięki lepszej kontroli nad finansami, możliwości optymalizacji podatkowej, łatwiejszemu dostępowi do finansowania zewnętrznego oraz bardziej świadomemu podejmowaniu decyzji biznesowych. Kluczowe jest porównanie tych kosztów z potencjalnymi korzyściami i ryzykiem związanym z brakiem odpowiedniej kontroli nad finansami firmy.

Sporządzenie bilansu otwarcia jako kluczowy element przejścia na pełną księgowość

Bilans otwarcia jest fundamentem prowadzenia pełnej księgowości. Stanowi on statyczne ujęcie majątku i źródeł jego finansowania firmy na dzień poprzedzający rozpoczęcie stosowania nowych zasad rachunkowości. Jest to swoisty „migawka” finansowa, która pozwala na rozpoczęcie ewidencji księgowej od ustalonego punktu odniesienia. Prawidłowe sporządzenie bilansu otwarcia jest absolutnie kluczowe dla dalszego rzetelnego prowadzenia ksiąg.

Proces sporządzania bilansu otwarcia rozpoczyna się od dokładnej inwentaryzacji. Inwentaryzacja polega na fizycznym spisaniu wszystkich składników majątku firmy – środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, zapasów, należności, środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych. Należy również zinwentaryzować wszystkie zobowiązania firmy, takie jak kredyty, pożyczki, zobowiązania wobec dostawców, pracowników, urzędów skarbowych czy ZUS.

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji następuje wycena poszczególnych składników majątku i zobowiązań według zasad określonych w ustawie o rachunkowości oraz w polityce rachunkowości firmy. Wycena środków trwałych może uwzględniać ich wartość netto (wartość początkowa pomniejszona o dotychczasowe umorzenie). Zapasów nie można wycenić po cenach sprzedaży, a jedynie po cenach nabycia lub kosztach wytworzenia. Należności powinny być zweryfikowane pod kątem ich realnej wartości, z uwzględnieniem ewentualnych odpisów aktualizujących.

Następnie, na podstawie danych z inwentaryzacji i wyceny, sporządza się bilans otwarcia. Jest to dokument składający się z dwóch części: aktywów (czyli zasobów firmy) i pasywów (czyli źródeł finansowania tych zasobów, czyli kapitałów własnych i zobowiązań). Suma aktywów musi być zawsze równa sumie pasywów. W bilansie otwarcia zapisuje się wartości bilansowe poszczególnych pozycji na dzień poprzedzający rozpoczęcie prowadzenia pełnej księgowości.

W przypadku firm, które dotychczas prowadziły KPiR, przejście na pełną księgowość wymaga ustalenia wartości początkowych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych do celów amortyzacji w pełnej księgowości. Mogą to być wartości odzwierciedlające ich rzeczywistą wartość rynkową w momencie zakupu lub wytworzenia, uwzględniając dotychczasowe odpisy amortyzacyjne dokonane w KPiR (jeśli były). Proces ten jest często skomplikowany i wymaga współpracy z doświadczonym księgowym lub doradcą podatkowym.

Bilans otwarcia jest dokumentem, który stanowi podstawę do prowadzenia dalszych ksiąg rachunkowych. Jego prawidłowe sporządzenie jest warunkiem sine qua non dla rzetelności i zgodności z prawem całej późniejszej ewidencji księgowej.