Konferencje, czy wszelkie eventy biznesowy stanowią w dzisiejszych czasach pewien standard dla firm, które chcą się rozwijać i zależy im na stałym utrzymywaniu relacji z klientami oraz kontrahentami. Nie dziwi więc, że od “współczesnej konferencji” odczekuje się czegoś, co zaskoczy gości i jednocześnie będzie profesjonalnym spotkaniem biznesowym. Jak zorganizować takie wydarzenie? O czym należy pamiętać? Kilka ciekawych wskazówek i inspiracji przedstawiamy w naszym dzisiejszym poradniku.
Jak zorganizować profesjonalną konferencję biznesową
To, jaki charakter będzie miała dana konferencja, zależy od wielu czynników między innymi tego: jakim budżetem dysponujemy, ile gości chcemy zaprosić i przez jaki czas ma trwać. Kluczowe jest również to, czy uczestnicy tego przedsięwzięcia płacą za udział, czy są zwolnieni z ponoszenia jakichkolwiek dodatkowych kosztów. Istnieje jednak szereg wspólnych obszarów, o których bez względu na ilość osób, czy budżet powinniśmy pamiętać. Każdy z nich opisaliśmy poniżej.
Wskazówka 1: wybierz odpowiednie miejsce
Miejsce, w którym organizujemy konferencje, ma bardzo ważne znaczenie. Wpływa na komfort prelegentów oraz uczestników, jak również na odbiór naszej firmy przez inne osoby. Sala, w której organizujemy konferencję, powinna być dostosowana do ilości osób i spełniać wszelkie wymagania sprzętowe lub (jeżeli nie ma takiej możliwości) zapewniać pełną swobodę podczas ich instalowania. Brak miejsca na rzutnik, brak klimatyzacji, za mało krzeseł, zbyt bliska odległość między uczestnikami, problem z trafieniem do toalety itp. – to wszystko wpływa na to, czy osoby obecne na danym evencie będą z zaangażowanie w nim uczestniczyły, czy tylko będą odliczamy minuty do końca.
Jeżeli udział w organizowanej przez nas konferencji wiąże się z koniecznością zarezerwowania noclegu, wówczas warto zadbać o to, aby wszystko znajdowało się w jednym miejscu. Zyskamy wtedy pewność, że nikt się nie spóźni i goście nie będą mieli problemu z topografią.
Wskazówka 2: zapewnij sprzęt
W zależności od tego, jaki charakter ma organizowana konferencja, kluczowe będzie dostarczenie niezbędnych sprzętów osobom występującym. Dobrym pomysłem będzie zatem poproszenie mówców o to, aby na miesiąc przed wydarzeniem, przesłali do nas listę dotyczącą swoich oczekiwań. Takie działanie z pewnością pozwoli nam zapanować nad przebiegiem całego wydarzenia. Brak głośników, niedziałający mikrofon, czy inne urządzenie niezbędnych do przeprowadzenia wystąpienia to częsty problem podczas konferencji, dlatego trzeba wszystko dokładnie sprawdzić, zanim zdecydujemy się ich użyć.
Wskazówka 3: zorganizuj catering
Z pewnością nikt z nas nie lubi być głodny. Szczególnie gdy jeszcze musi słuchać ze skupieniem i chce aktywnie uczestniczyć w konferencji. W tym przypadku to, co zapewniamy, również będzie, zależało od tego, ile czasu trwa organizowany przez nas event. Niemniej jednak powinniśmy zadbać o to, aby przez cały czas trwania konferencji, jej uczestnicy mieli dostęp do zimnych napojów w postaci wody, czy soków. Dodatkowo możemy zaplanować również przerwy na kawę, podczas których przygotujemy stół szwedzki z przekąskami.
Zdarza się, że organizatorzy zapraszają catering, który dostarcza ciepłe posiłki do sali, w której prowadzona jest konferencja. W rezultacie po przerwie goście nadal coś jedzą, a prowadzący odczuwa dyskomfort. Żeby tego uniknąć, należy zadbać o to, aby sala z poczęstunkiem znajdowała się w innym miejscu lub przerwa obiadowa trwała trochę dłużej, tak by każdy mógł na spokojnie zjeść.
Wskazówka 4: przygotuj agendę spotkania
Każdy z nas jest inny i dlatego w różny sposób reagujemy na tego typu wydarzenia. Organizując konferencję, powinniśmy zadbać o to, aby każdy z gości wiedział, jaki jest plan. Oprócz wysyłania takich informacji wraz z zaproszeniem warto stworzyć tablicę z agendą, która będzie stała przez cały czas w widocznym dla wszystkich miejscu. Prowadzący będzie czuł się swobodniej, a uczestnicy nie będą zniecierpliwieni.
Wskazówka 5: zadbaj o drobny upominek dla uczestników
Popularnym stało się to, aby dawać drobne upominki uczestnikom konferencji. Zamiast kolejnych długopisów, czy nośników USB, warto wyróżnić się na tle innych i przygotować coś wyjątkowego. Kreatywny prezent wcale nie musi być drogi, a firmy reklamowe starają się stale poszerzać swoją ofertę. Ciekawa książka, voucher na jakieś usługi, gadżety plażowe, czy inne upominki okolicznościowe z pewnością zapewnią miły odbiór wśród uczestników.
Powyżej opisaliśmy pięć wskazówek, które według nas są niezbędne podczas organizowania konferencji. Nie należy zapominać również o takich aspektach, jak potwierdzenie ilości gości, czy dokładne wytłumaczenie uczestnikom, gdzie mają dotrzeć — nie wspominając już o jakościowych wystąpieniach. Wcześniejsze przygotowanie tego typu wydarzeń pozwoli z pewnością na sprawne przeprowadzenie konferencji i uniknięcie podstawowych błędów, dlatego, jeżeli mamy taką możliwość, przygotowania należy zacząć już na sześć miesięcy przed planowanym eventem.