Podczas rozwoju dynamicznego firmy zawsze praktycznie przychodzi moment na jej przeprowadzkę, a więc wynajem większego biura czy też ogólnie użytkowej przestrzeni jak na przykład magazynu. Jest to jak najbardziej logistyczne wyzwanie. Jednak dobrze zaplanowana przeprowadzka firmy nie będzie już taka straszna, jakby mogło się wydawać.
Poinformujemy naszych pracowników
Zakładając, że już mamy wyznaczone miejsce docelowe przeprowadzki, a zatem ustaliliśmy już poszczególne warunki umowy najmu czy też zakupu całkiem nowego lokalu to, pierwszą rzeczą którą musimy zrobić, jest poinformowanie o tym wszystkich naszych pracowników. Pracownicy najczęściej mieli już wcześniej jakieś podejrzenia, że szykuje się zmiana siedziby firmy, ale na pewno zachowaniem niedobrym jest poinformowanie o tym na ostatnią chwilę, a więc tuż przed samą przeprowadzką. Powinniśmy zwołać zebranie na mniej więcej 2-3 miesięcy przed przeprowadzką dajemy pracownikom szansę na oswojenie się z całkiem nową rzeczywistością. Musimy być tak gotowi na to, że niektórzy z pracowników złożyć mogą nam wypowiedzenie. Chociażby jeśli przeprowadzka firmy odbędzie się na miejsce mocno oddalone od miejsca dotychczasowego, to dla niektórych osób dojazd do nowego miejsca pracy może być bardzo uciążliwy czy też nieopłacalny.
Na tym etapie powinniśmy zorganizować spotkanie dla swoich pracowników, ale w nowej siedzibie. Ludzie powinni mieć szansę na zapoznanie się z siedzibą. Podczas tego spotkania mają możliwość poznania wszelkich aspektów pozytywnych zmiany miejsca pracy. Na pewno to ułatwi pracownikom akceptację tej nowej sytuacji.
Wyznaczmy osoby, które będą odpowiedzialne za przeprowadzkę
W sytuacji relokacji naszego biura, siedziby czy też nasze działalności gospodarczej z pomocą firmy przeprowadzkowej powinno się ograniczyć jedynie do samego transportu, noszenia wszystkich rzeczy oraz także pomocy ewentualnej przy pakowaniu mebli. Pozostałe zadania możemy powierzyć jak najbardziej swoim pracownikom. Co jak co, ale pracownicy są jak najbardziej dobrze rozeznani w biurze oraz także będą wiedzieli w jaki sposób konkretnie podejść do zadania. Podczas zebrania już wspomnianego, podczas którego będziemy o przeprowadzce informować, wyznaczmy także pracowników, którzy mają w procesie tym pomagać. Do zadań wyznaczonych pracowników będzie należało: znalezienie dobrej firmy zajmującej się przeprowadzką, koordynowanie pakowania biura, zabezpieczenie jakże cennych rzeczy oraz także jeden z pracowników powinien zająć się najważniejszą dokumentację w firmie
Termin przeprowadzki musi być przemyślany
Przeprowadzki firmy nie można wykonać w jeden dzień. Nie jest to możliwie fizycznie. Chociaż przewiezienie samych rzecz potrwa rzeczywiście relatywnie krótko, to rozpakowanie się w nowej siedzibie już takie proste i szybkie nie jest. Co więcej w pierwszych dniach, a czasami nawet w pierwszych tygodniach po przenosinach do nowej firmy nie mamy co liczyć na dużą wydajność pracy. Wydajność ta raczej jest osłabiona. W związku z tym chyba najlepszym momentem na przeprowadzkę firmy jest okres wakacyjny. Mimo tego, że część osób jest na urlopach, to w tym okresie jednak firmy mają o wiele mniej pracy, aniżeli normalnie. Musimy także wyznaczyć ostateczny termin, powyżej którego się nie przyjmuje żadnych nowych projektów. Jakieś 3 dni przed przeprowadzką oraz kolejne 3 dni bezpośrednio po przeprowadzce powinniśmy mieć w miarę wolne. Cała firma powinna być skupiona właśnie na nowej rzeczywistości.
Do pakowania zaangażujmy wszystkich pracowników
Jeśli przeprowadzka dotyczy biura typowego to na pewno świetnym pomysłem jest zaangażowanie każdego z pracowników do spakowania własnego miejsca pracy mniej więcej na dzień przed transportem zaplanowanym. Pracownik, który pakuje swoje własne biuro będzie chyba najlepiej wiedział w jaki konkretny sposób dokonać tego w sposób bezpieczny, a przy tym zorganizuje dużo szybciej miejsce pracy w całkiem nowym biurze, ponieważ wie doskonale gdzie wszystko znajduje się.
Uwaga na cenne przedmioty
Przeprowadzka firmy jest o tyle trudna, ponieważ majątek zgromadzony jest o wiele, wiele większy, aniżeli w przypadku prywatnych przeprowadzek. Dużą część rzeczy stanowią elektroniczne sprzęty. W związku z tym za ich pakowanie zabrać się powinniśmy na własną rękę. Wcześniej jednak zaopatrzyć się powinniśmy w folię o typie stretch, dużą ilość bąbelkowej folii, kilka rolek taśmy klejące, kartonowe pudła w różnych pojemnościach, kulki styropianowe czy też stare gazety, które będą służyć do wypełniania przestrzeni wolnych w pudłach.
Pamiętajmy, aby elektroniką owinąć szczególnie dokładnie bąbelkową folią, a następnie całość otulamy folią stretch. Sprzęt biurowy o mniejszych gabarytach możemy z powodzeniem zapakować do kartonów. Jednocześnie powinniśmy pamiętać o tym, aby ich zbytnio nie przeciążać. Dodatkowo kartony zawsze oklejamy taśmą. Szczególnie na spodzie kartonów a do tego starajmy się katony wypełnić gazetami czy też kulkami styropianowymi. Każdy karton powinien także być dokładnie opisany, a jeśli jest potrzeba taka, to oznaczyć w sposób wyraźny górę kartonu.